Avvikssystem & Kontinuerlig Forbedring

SoluDyne Avvikssystem automatiserer avvikshåndteringsprosessene, eliminerer manuelt papirarbeid og reduserer tiden som kreves for å dokumentere, undersøke og løse avvik.

SoluDyne Avvikssystem bidrar til å forbedre kvaliteten, redusere risiko og legge til rette for etterlevelse av regelverk, samt øke læringen i organisasjonen.

Systemet er basert på ISO og gir en sentralisert plattform for å fange opp og analysere avviksdata, og muliggjør effektivt samarbeid og sikrer samsvar.

Inkluderer standard rapporteringsmaler innen alle avvikskategorier med mulighet for å modifisere eksisterende eller lage nye skjema og arbeidsflyter.

Få en demo

Utfør hendelses- og avviksrapportering fra mobilen. Støtter offline-innrapportering.

Opprett nye skjemaer og flyter eller endre standardskjemaer og flyter.

Endre eksisterende eller opprett nye skjemaer og arbeidsflyter

Full sporbarhet

Full sporbarhet på endringer / oppføringer i skjemaene – hvem har gjort hva og når?

Dashboard

Enkelt å få oversikt ved hjelp av brukerspesifikke dashboard med listerapporter og grafiske KPIer.

Integrert med Handlingsplaner og RISK

Modulen er sømløst integrert med Handlingsplan og Risikostyrings -modulen.

Integrasjon med andre IT-systemer

Mulighet for å integrere, importere og eksportere data med andre IT-systemer: bestillinger, produkter, etc.

Mobil App

Rapporter og få statusoversikt fra mobilenhet. Inkluderer Offline rapporteringsfunksjonalitet.

SoluDyne QIS Funksjonalitet - Quality Improvement System

SoluDyne Avvikssystem hjelper organisasjoner med å øke produktivitet og effektivitet. Den gjør det mulig for brukere å identifisere, analysere og løse problemer ved hjelp av datadrevne metoder og verktøy. SoluDyne QIS vektlegger at tilnærmingen til arbeid med kvalitet, miljø og arbeidsmiljø må være forebyggende snarere enn korrigerende da den støtter kontinuerlig forbedring og innovasjon ved å legge til rette for samarbeid og kommunikasjon mellom interessenter i samsvar med ISO 9001 og ISO 10010:2022.

Systemet er laget for å håndtere alle typer hendelser: HMS-avvik, IT-avvik, sikkerhetsavvik, kvalitetsavvik andre avvik, observasjoner eller forbedringer. For eksempel forbedringsforslag, Hendelser, ulykker, observasjoner, avvik, Kundekrav, søknader om dispensasjoner, revisjoner & revisjonsfunn, SJA-Statistisk godkjenningsbegrunnelse, Sikkerhetsinspeksjon og andre typer HMS-hendelser og Kvalitetsfunn.

På denne side:

Hva er kvalitetsforbedring i SoluDyne?

SoluDyne QIS er Avviks-modulen i SoluDyne. Modulen gjør det mulig for organisasjoner å administrere kvalitetsforbedring, å definere, spore og analysere KPI’er, sammen med implementering av beste praksis.

QIS-systemet inneholder verktøy for rapportering, saksbehandling, analyse med ROS/Risiko og Sårbarhetsanalyse og Rotårsaks-analyse, implementering av korrigerende og forebyggende tiltak og verifisering.

Avvikssystemet inkluderer verktøy for samarbeid, rapportering og audit for å sikre samsvar og etterlevelse med bransjestandarder.

Kontinuerlig forbedringsprosess

Kvalitetsforbedring er prosessen med å identifisere og implementere endringer som forbedrer ytelsen og resultatene til en organisasjon eller et system. Kvalitetsforbedring kan brukes på alle aspekter av en organisasjon, for eksempel produkter, tjenester, prosesser, kultur eller kundetilfredshet. Kvalitetsforbedringsmetoder inkluderer datainnsamling og analyse, problemløsning, benchmarking, testing og evaluering. Kvalitetsforbedring har som mål å oppnå fortreffelighet og kontinuerlig forbedring på alle områder av en organisasjon.

Kvalitetsforbedring i samsvar med ISO

En av de mest anerkjente og brukte standardene for kvalitetsstyringssystemer, er International Organization for Standardization (ISO). ISO er et nettverk av nasjonale standardiseringsorganer som utvikler og publiserer internasjonale standarder for ulike felt og bransjer. ISO-standarder dekker temaer som kvalitetsstyring, miljøledelse, informasjonssikkerhet, sosialt ansvar og mer. ISO-standarder er frivillige, men de kan hjelpe organisasjoner med å vise sin forpliktelse til kvalitet og få et konkurransefortrinn på det globale markedet.

Kvalitetsstyringssystemer og ISO kan sees på som komplementære snarere enn motstridende. Organisasjoner kan bruke kvalitetsstyringssystemer for å implementere og forbedre sine kvalitetssystemer i henhold til ISO-standarder. Alternativt kan organisasjoner bruke ISO-standarder som en referanse eller benchmark for å utvikle og evaluere sin egen QMS. Uansett kan QMS og ISO hjelpe organisasjoner med å oppnå høyere nivåer av kvalitet og ytelse.

Mange metoder er kompatible med eller avledet fra ISO-standarder. For eksempel er Plan-Do-Check-Act (PDCA) syklusen, som er et vanlig QMS-verktøy for kontinuerlig forbedring, kjerneprinsippet i ISO 9001.
Tilsvarende er Six Sigma-metodikken, som er en QMS-tilnærming for å redusere defekter og variasjoner i prosesser, på linje med ISO 13053, standarden for kvantitative metoder for prosessforbedring.

DASHBORD SOM VISER STATISTIKK OG TRENDER - I SAMSVAR MED ISO 10010:2022

Dashboard-funksjonaliteten støtter innsamling, analyse og presentasjon av statistiske data relatert til kvalitetsytelse og kundetilfredshet i henhold til ISO 10010:2022 retningslinjer

Funksjonaliteten gir enkel tilgang til å se status for rapporteringer via brukerspesifikke dashbord med lister og grafiske KPI-er. Statusrapportene og KPI har utmerkede oversikter over rapporter, årsaker og trender som gir grunnlag for å redusere kostnader og effektivisere. I tillegg hjelper den med å identifisere og adressere de grunnleggende årsakene til kvalitetsproblemer, minimere avvik og sløsing, og er i samsvar med ISO 9001 og ISO10010:2022, kvalitetsmåling og samsvar med myndighetskrav, og demonstrerer etterlevelse av beste praksis, bransjestandarder og kundenes forventninger.

INNRAPPORTERING I SOLUDYNE

Systemet leveres med en rekke forhåndsdefinerte rapporter/skjemaer for rapportering.
I denne fleksible løsningen er det mulig å opprette nye eller justere eksisterende: rapporteringstyper, kategorier, skjemaer og arbeidsflyter for behandling av rapportene.

SoluDyne-systemet gir mulighet til å rapportere og ha statusoversikt via en nettleser eller med mobiltelefon via SoluDyne App.
Begge sikrer en brukervennlig rapportering og gir funksjonalitet for å laste opp klare og saklige bevis for å støtte en innrapportering, som dokumenter, skjermbilder, opptak og bilder/videoer. Dette forbedrer samarbeidet mellom den ansatte og organisasjonen og gir de ansatte initiativ til å rapportere fra hvor arbeidet utføres. Dette gjør det lettere å ha høyere fokus kan på systematisk kvalitetsforbedring til nytte for både ansatte og virksomheten.

Sluttbrukeren kan signere rapporten med fullt navn, eller rapportere anonymt avhengig av oppsett av systemet.

Følgende rapporter er standard i systemet:

FORBEDRINGSFORSLAG

Et forbedringsforslag er et dokument som skisserer en plan for å forbedre et eksisterende produkt, tjeneste, prosess eller system. Den inkluderer en kortfattet beskrivelse av gapet mellom nåværende og ønsket tilstand for en prosess eller et resultat, en kostnad-nytte-analyse og en tidslinje for implementering. Forbedringsforslag brukes innen næringsliv, ingeniørfag, utdanning og andre felt for å kommunisere ideer og be om tilbakemeldinger fra interessenter.

SoluDyne-verktøyet bidrar til å fremme en kultur med forbedringer i tråd med ISO 9001 og ISO 10010:2022:
Systemet hjelper til med kontinuerlige forbedringer ettersom det oppmuntrer ansatte til å rapportere sine forslag for å forbedre kvaliteten, effektiviteten eller sikkerheten til arbeidsprosessene deres. Systemet gir en klar og enkel kanal for ansatte til å sende inn forslag og kan bistå med implementering, verifisering og overvåking av utfallet av de implementerte forslagene.

Systemet støtter organisasjonen i å implementere et system for å tilpasse seg ISO 9001 og ISO 10010:

Kommuniser fordelene med forbedringsforslag for organisasjonen og de ansatte, som økt produktivitet, reduserte kostnader, forbedret kundetilfredshet og økt medarbeiderengasjement.
Anerkjenne og sett pris på hvert forslag som mottas, og gi konstruktive tilbakemeldinger om dets gjennomførbarhet, innvirkning og implementeringsplan.
Anerkjenn og belønn de ansatte som sender inn verdifulle forslag, for eksempel gjennom offentlig anerkjennelse, økonomiske insentiver eller karriereutviklingsmuligheter.
Del resultatene og erfaringene med de ansatte og andre interessenter

Disse prinsippene er også grunnlaget for ISO 10010:2022, som gir veiledning om evaluering, utvikling og forbedring av organisasjons-kvalitetskultur for å hjelpe en organisasjon til å oppnå vedvarende suksess. Denne standarden er basert på kvalitetsstyringsprinsippene, som kundefokus, lederskap, engasjement av mennesker, prosesstilnærming, forbedring, faktabasert beslutningstaking og relasjonsledelse.

AVVIKSRAPPORTERING

En avviksrapport registrerer eventuelle avvik eller variasjoner fra de godkjente spesifikasjonene, standardene eller prosedyrene for et prosjekt eller en prosess. Rapportering av avvik kan bidra til å forhindre ytterligere hendelser, beskytte alle ansatte og fremme et trygt og respektfullt arbeidsmiljø. De ulike typene avviksrapporter avhenger av konteksten og formålet med rapporten, se eksempler fra ISO nedenfor.

Avviksrapportering i henhold til ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 og ISO 45001
Disse eksemplene på ISO-standarder dekker ulike aspekter av kvalitet, miljøledelse, informasjonssikkerhet og helse og sikkerhet på arbeidsplassen.

Audit- Revisjonsfunn:
Revisjonsfunn er resultatene av en revisjonsprosess som evaluerer samsvar, ytelse eller kvalitet til en organisasjon, et system eller en prosess. Revisjonsfunn kan identifisere styrker, svakheter, muligheter eller risikoer som må adresseres eller forbedres. Revisjonsfunn kan også gi anbefalinger eller korrigerende handlinger for å løse eventuelle problemer eller problemer som oppdages under revisjonen. Les mer for info om Audit- Revisjonsstyrings-verktøy.
Endringskontrollavvik:
Endringer i prosesser, prosedyrer eller produktdesign uten skikkelig evaluering og autorisasjon kan føre til avvik fra etablert kvalitetspraksis.
Kundeklager:
Klager fra kunder om produktfeil, leveringsforsinkelser eller serviceproblemer er avvik som krever undersøkelse og løsning for å sikre kundetilfredshet. Rapportene hjelper til med å identifisere de grunnleggende årsakene til kundemisnøye, måle virkningen av kundeklager på virksomhetens ytelse, og implementere korrigerende tiltak for å forbedre kundetilfredshet og lojalitet
Dokumentasjonsfeil:
Avvik i dokumentasjon, inkludert feil spesifikasjoner, ufullstendige journaler eller utdaterte prosedyrer, kan føre til avvik fra ISO 9001-kravene.
Avvik
Avvik refererer til tilfeller der produkter, prosesser eller systemer ikke oppfyller spesifiserte krav. Dette kan inkludere avvik fra kvalitetsstandarder, kundeforventninger, overholdelse av regelverk eller interne prosedyrer. Denne typen rapporter brukes til å dokumentere eventuelle mangler, feil eller feil i kvaliteten på et produkt, en tjeneste eller en prosess. Rapporten bør inkludere grunnårsaksanalysen, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak for å rette opp avviket.
Spesifikasjonsavvik (OOS):
Avvik i testresultater, målinger eller analyser som faller utenfor spesifiserte grenser kan føre til undersøkelser og korrigerende tiltak for å opprettholde kvalitetsstandarder.
Produkt- eller tjenestefeil:
Defekter i produkter eller tjenester kan skyldes feil i design, produksjon, montering eller andre prosesser. Disse avvikene fra forventede kvalitetsstandarder må identifiseres, undersøkes og korrigeres.
Prosessavvik:
Avvik i prosesser, for eksempel variasjoner i prosessparametere, utstyrsfeil eller prosedyrefeil, kan føre til avvik og påvirke produktkvaliteten.
Leverandøravvik:
Når materialer eller komponenter mottatt fra leverandører ikke oppfyller kvalitetsstandarder, kan det resultere i avvik som må håndteres gjennom korrigerende tiltak.

ISO 9001 - Kvalitet

Sikkerhetshendelser:
Avvik som resulterer i brudd på informasjonssikkerhet, uautorisert tilgang, cyberangrep eller datalekkasjer.
Uautorisert tilgang:
Forekomster av uautorisert tilgang til systemer, data eller fasiliteter, som indikerer sikkerhetsavvik.
Datahåndteringsavvik:
Variasjoner fra datahåndtering og beskyttelsesprosedyrer som fører til informasjonssikkerhetsrisikoer.

ISO 27001 - Informasjonssikkerhet

Helse- og sikkerhetsulykker, hendelser og nestenulykker
Avvik som fører til skader på arbeidsplassen, sykdommer, nestenulykker eller dødsulykker, noe som indikerer manglende opprettholdelse av riktige sikkerhetsprotokoller.
Usikre arbeidsforhold:
Avvik i arbeidsplassens forhold skaper sikkerhetsfarer, for eksempel dårlig rengjøring eller funksjonsfeil i sikkerhetsutstyr.
Ikke-overholdelse av helse- og sikkerhetsforskrifter:
Variasjoner fra helse- og sikkerhetsforskrifter, som indikerer manglende overholdelse og potensielle risikoer for arbeidernes sikkerhet.
Personlig verneutstyr (PPE) Avvik:
Tilfeller der det oppstår avvik i bruk eller tilveiebringelse av nødvendig personlig verneutstyr.
Helse- og sikkerhetsopplæringsavvik:
Avvik knyttet til tilbud om helse- og sikkerhetsopplæring, for eksempel utilstrekkelig opplæring eller manglende oppfyllelse av opplæringskrav.

ISO 45001 - Arbeidsmiljø

Vær oppmerksom på at selv om dette er eksempler på avvikstyper som er relevante for hver standard, kan de spesifikke kravene og forventningene til håndtering av avvik variere basert på organisasjonens art, dens aktiviteter og dens bransje.

Organisasjoner som implementerer flere standarder kan finne områder med overlapping der avvik kan ha innvirkning på tvers av kvalitet, miljø, informasjonssikkerhet og helse- og sikkerhetsaspekter ved deres virksomhet.

SoluDyne Workflow er en funksjonalitet som hjelper organisasjoner med å administrere sine forretningsprosesser og arbeidsflyter. Den lar brukere designe, opprette, endre, utføre, overvåke og optimalisere arbeidsflyter på tvers av forskjellige avdelinger og systemer. SoluDyne Workflow tilbyr også funksjoner som automatisering, samarbeid, rapportering og analyser for å forbedre effektiviteten og produktiviteten.

ARBEIDSFLYT - WORKFLOW

Arbeidsflytene i SoluDyne er basert på PDCA-syklusen som et enkelt, men kraftig verktøy for problemløsning, kvalitetsforbedring og kontinuerlig læring. Det kan brukes på alle prosesser eller produkter i alle bransjer eller domene

Støtte for forenklet saksbehandling eller full saksbehandling

Systemet støtter forenklet saksbehandling eller en full saksbehandling, hvor trinnene i arbeidsflyten er organisert i forhold til PDCA-syklusen.

PDCA er et akronym for Plan-Do-Check-Act, som er en fire-trinns metode for kontinuerlig forbedring av prosesser og produkter. Det er også kjent som Deming-Shewhart-syklusen, som er en kombinasjon av de to navnene for å anerkjenne bidragene til både Shewhart og Deming, som populariserte metoden i Japan etter andre verdenskrig.

PDCA-syklusen består av følgende stadier:

Planlegg: Etablere mål og prosesser som kreves for å levere de ønskede resultatene.
Utfør: Gjennomfør målene fra forrige trinn.
Kontroller: Evaluer dataene og resultatene samlet fra gjøre-fasen og sammenlign dem med de forventede resultatene.
Korriger: Forbedre prosessen ved å identifisere og eliminere de grunnleggende årsakene til problemer, ineffektivitet eller avvik.

Systemet kommer med forskjellige typer forhåndsdefinerte arbeidsflyter, som enkelt kan tilpasses den individuelle kundens behov.

Enkelt å lage en rapport og starte en arbeidsflyt
Enhver ny rapport kan enkelt opprettes fra en nettleser, eller fra en hvilken som helst enhet som en pad eller mobiltelefon via app.

Hvordan sette kritikalitet på en innrapportering
Innrapportør kan justere og heve kritikalitet ved registrering av hendelsen, og be om umiddelbar oppfølging, og sikre umiddelbar behandling fra ansvarlig(e).

Støtte for forenklet saksbehandling eller full saksbehandling

Eksempel på standardtrinn i arbeidsflyten, se nedenfor:

Saksbehandler kan angi klassifiseringsstatus, prioritet og bestemme om ytterligere tiltak er nødvendig eller ikke. Hvis ja, kan saksbehandler velge ansvarlig analytiker for å behandle saken videre. Alarmflagg kan settes på forhånd for å varsle ansvarlig(e) dersom samme type hendelse inntreffer for ofte.

KLASSIFISERING

Analyseansvarlig kan utføre risikovurdering, analysere, velge Rotårsak fra et forhåndsdefinert register og dokumentere rotårsak direkte på rapporten. Det er funksjonalitet på hver rapport for å legge til forebyggende og korrigerende handlinger for å sikre oppgavetildeling og tilbakemelding til relevante ansatte. E-post kan sendes automatisk til den enkelte medarbeider når de blir tildelt oppgaver.

Risikovurdering: Systemet gjør det mulig å utføre risikovurdering av en hendelse/avvik basert på opprettede risikomatriser med sannsynligheter, konsekvenser og risikonivå. Risikovurdering og kvalitetsforbedringssystemer er viktige verktøy for enhver organisasjon som ønsker å nå sine mål. Risikovurdering er prosessen med å identifisere, analysere og evaluere potensielle farer og usikkerhetsmomenter som kan påvirke ytelsen, kvaliteten eller sikkerheten til et produkt, en tjeneste eller en prosess. Ved å implementere systemer for risikovurdering og kvalitetsforbedring kan en organisasjon redusere sannsynligheten og virkningen av negative utfall, øke verdien og fordelene ved positive utfall, og kontinuerlig overvåke og forbedre ytelse og kvalitet.
Analyse: Analyseansvarlig kan gjennomgå/undersøke/feilsøke forespørselen/observasjonen rapportert av Innrapportør og dokumentere informasjon på overordnet nivå for analysen som er utført. Logg-funksjonaliteten sikrer dokumentasjon mens du analyserer, og ikke bare når analysen er fullført.
Handlingsplan: Analyseansvarlig kan opprette forebyggende og korrigerende handlinger direkte på saken eller slå opp om det er eksisterende handlinger som dekker saken. Alle handlinger kan gjennomgås/godkjennes av saksbehandler på forhånd dersom nødvendig implementering skal utføres.
Rotårsak: Analyseansvarlig kan dokumentere Rotårsak i en egen kommentar eller velge en verdi fra den forhåndsdefinerte Rotårsak-listen. Rotårsaken er den underliggende faktoren eller tilstanden som fører til et problem eller et uønsket utfall. Å identifisere og adressere Rotårsaken kan bidra til å forhindre at problemet gjentar seg eller eskalerer. En vanlig metode for å finne årsaken er å bruke "Five Whys"-teknikken, som innebærer å spørre "hvorfor" gjentatte ganger inntil rotårsaken er avslørt.
8D: En 8D-rapport er et dokument som oppsummerer resultatene av en analyse av en hendelse eller avvik, de grunnleggende årsakene, handlingene som er tatt for å løse det, og erfaringene. Det brukes ofte i prosjektledelse, kvalitetsforbedring og risikostyring. 8 står for de åtte trinnene i prosessen: Godkjenne, analysere, tilordne, handle, revidere, justere, bekrefte igjen og dokumentere. D-en står for det siste trinnet med å dokumentere rapporten og dele den med relevante interessenter.
Ulykkesrapport: Denne analysen går utover den umiddelbare årsaken og tar sikte på å identifisere underliggende systemiske problemer, menneskelige faktorer, utstyrsfeil, prosedyremangler eller andre faktorer som spilte en rolle i avviket. En ulykkesrapport dokumenterer ikke bare hva som gikk galt, men fokuserer også på erfaringer fra hendelsen. Disse leksjonene kan informere om endringer i prosesser, prosedyrer, opplæringsprogrammer, vedlikehold av utstyr og generell sikkerhetskultur for å forhindre at lignende hendelser skjer i fremtiden.
Lessons Learned: Systemstøtte for at Analyseansvarlig kan registrere lærdom ved hjelp av tekst, bilder og video. Systemet gir en oversikt over Lessons Learned til sluttbrukerne på et Lessons Learned-oversiktsside.
SCAT: En SCAT-rapport er et dokument som oppsummerer resultatene av en systematisk, omfattende og nøyaktig vurdering av en situasjon eller et problem. En SCAT-rapport inkluderer vanligvis følgende seksjoner: Situasjon, årsaker, handlinger og mål. Formålet med en SCAT-rapport er å gi en klar og kortfattet oversikt over den nåværende tilstanden, de grunnleggende årsakene, de foreslåtte løsningene og de forventede resultatene.

ANALYSE

Systemet støtter verifisering og implementering som er viktige trinn for å sikre målbare resultater.

Implementering av korrigerende eller forebyggende tiltak for å håndtere avvikene, og forhindre at de gjentar seg, er nødvendig for å sikre kontinuerlig forbedring.

Verifikasjon er nødvendig for å kontrollere og bekrefte at tiltak som er utført har hatt den tiltenkte effekten. Godkjenneren / Verifikasjonsansvarlig / QC kan verifisere alle tilfeller etter at implementering er utført i henhold til PDCA-syklusen.

IMPLEMENTERING OG VERIFIKASJON

SoluDyne Business Management Software er i samsvar med ISO 9001 og dets krav til et kvalitetsstyringssystem og ISO 9001, ISO 14001 og 45001 og QHSE Management.

Kontinuerlig kvalitetsforbedring og Avvikshåndtering i SoluDyne

Miljøhendelser:
Avvik som fører til hendelser som søl, lekkasjer, utslipp eller uriktig avfallshåndtering som skader miljøet.
Ikke-overholdelse av miljøforskrifter:
Variasjoner fra miljølover, forskrifter, tillatelser eller standarder som fører til manglende overholdelse.
Energi- og ressursforbruksavvik:
Variasjoner i energibruk, vannforbruk eller ressursforbruk som avviker fra miljømål.
Miljøaspektavvik:
Avvik knyttet til identifisering, vurdering og styring av miljøaspekter, som er elementer av en organisasjons aktiviteter, produkter eller tjenester som samhandler med miljøet.

ISO 14001 - Miljø