Arbeidsprosess vs. prosedyre: En bedre måte å styre arbeidet på
Oppdatert: for 4 døgn siden
Arbeidsprosess vs prosedyre handler om mer enn to ulike formater. Å forstå forskjellen gjør det enklere å utføre arbeidet tydeligere, tryggere og med bedre kontroll.
Arbeidsprosess vs. prosedyre: Hva er forskjellen?
Mange virksomheter styrer viktig arbeid gjennom lange, skriftlige prosedyrer. Disse dokumentene inneholder ofte alt på ett sted: ansvar, krav, kompetanseforventninger, instruksjoner, referanser og beste praksis.
Over tid blir de gjerne detaljerte, vanskelige å navigere i og krevende å holde oppdatert. Medarbeidere kan streve med å finne ut hva som gjelder for dem, mens ansvar og krav kan overlappe mellom flere dokumenter.
APOS Prosessledelse bruker en annen tilnærming.
I stedet for å presentere all styrende informasjon i én lang prosedyre, deler APOS Process Management arbeidet opp i tydelige aktiviteter i en visuell arbeidsprosess. Hver aktivitet er knyttet til rollen som er ansvarlig for å utføre den, sammen med relevante krav, beste praksis, kompetanse og støttende informasjon.
Resultatet er en mer praktisk og anvendelig måte å styre arbeidet på.
Hva er en arbeidsprosess?
En arbeidsprosess viser hvordan arbeid utføres fra start til slutt. Den deler en kompleks prosedyre opp i mindre, logiske trinn og gjør arbeidsflyten synlig.
En arbeidsprosess i APOS Process Management inkluderer:
Aktiviteter - hva som skal gjøres og i hvilken rekkefølge
Roller - hvem som utfører eller er ansvarlig for hver aktivitet
Krav - hva som må følges
Beste praksis - den avtalte beste måten å utføre arbeidet på
Kompetanse - nødvendig kunnskap og ferdigheter
Støttende informasjon - tilgjengelig gjennom lenker, tekst og popup-vinduer der det er relevant
I stedet for å lese en hel prosedyre for å finne ett svar, kan den som utfører arbeidet følge flyten og få tilgang til informasjonen som trengs, når den trengs.
Hvorfor erstatte en skriftlig prosedyre med en arbeidsprosess?
En tradisjonell prosedyre blander ofte flere styrende elementer i samme dokument. Den kan beskrive arbeidsrekkefølgen, knytte ansvar til stillingstitler, inneholde detaljerte krav og vise til andre dokumenter.
Dette kan skape flere utfordringer:
Det er vanskelig for medarbeidere å finne egne aktiviteter og gjeldende krav
Ansvar og krav kan overlappe mellom prosedyrer
Dokumenter blir lengre og mer komplekse når erfaringer, hendelser og endringer legges til
Endringer i organisasjonen kan kreve revisjon av flere prosedyrer
Viktig informasjon kan bli oversett eller misforstått
Med en arbeidsprosess blir de styrende elementene skilt fra hverandre og knyttet til aktiviteten de hører til. Ansvar visualiseres gjennom roller, krav knyttes til riktig trinn, og detaljert informasjon er tilgjengelig uten å skjule den overordnede flyten.
Hvor bør dere starte?
Det langsiktige målet kan være å etablere arbeidsprosesser på tvers av alle viktige områder i virksomheten. Å utvikle og modne arbeidsprosesser tar imidlertid tid. Start der nytten er størst.
Etter vår erfaring er gode startområder prosesser med:
Potensiell risiko for mennesker, inkludert alvorlig skade eller tap av liv
Store økonomiske, driftsmessige eller omdømmemessige konsekvenser
Hyppige avvik, hendelser, feil eller gjentakende funn
Høye regulatoriske, juridiske eller eksterne krav
Uklare ansvarsforhold, overleveringer eller ulik gjennomføring
Dette er ofte områdene der medarbeidere har størst behov for å vite hva de skal gjøre, hvem som er ansvarlig, hvilke krav som gjelder og hva som er beste praksis. Ved å forbedre disse prosessene først, skaper dere verdi raskt og et godt grunnlag for videre utvikling.
Hva med dokumenthåndtering?
Å erstatte skriftlige prosedyrer som den viktigste måten å styre arbeidet på, betyr ikke at dokumenter forsvinner.
Dokumenter har fortsatt en viktig rolle for informasjon som ikke egner seg best i en prosessflyt - som retningslinjer, tekniske spesifikasjoner, tegninger, manualer, registre, skjemaer og eksterne referanser. SoluDynes modul for Dokumentstyring hjelper virksomheter med å kontrollere, publisere, finne og vedlikeholde denne informasjonen.
Modulene fungerer sammen, men har ulike formål: Arbeidsprosesser gir den visuelle strukturen for hvordan arbeidet utføres, mens Dokumentstyring styrer dokumentene og informasjonen som støtter virksomheten.
Sett den som utfører arbeidet i sentrum
APOS Prosessledelse setter den som utfører arbeidet i sentrum. Brukere er knyttet til roller, og roller er knyttet til relevante arbeidsprosesser. Dette hjelper medarbeidere med å se aktivitetene, kravene og beste praksis som gjelder for deres ansvar.
En arbeidsprosess er derfor mer enn et diagram. Den er en praktisk og visuell erstatning for en skriftlig prosedyre - som gjør beste praksis enklere å forstå, følge, kontrollere og kontinuerlig forbedre.
