top of page

Hændelsesrapportering & Løbende forbedringer

SoluDyne Hændelsesrapporterings System automatiserer afvigelseshåndteringsprocesserne, eliminerer manuelt papirarbejde og reducerer den tid, der kræves til at dokumentere, undersøge og løse afvigelser.


SoluDyne Hændelsesrapporterings System bidrager til at forbedre kvaliteten, reducere risikoen og lette overholdelse af regler samt øge læringen i organisationen.


Afvigelsesstyringssystemet er baseret på ISO og giver en centraliseret platform til indsamling og analyse af afvigelsesdata, hvilket muliggør effektivt samarbejde og sikrer omfattende overholdelse.


Inkluderer standard rapporteringsskabeloner inden for alle afvigelseskategorier med mulighed for kunden at ændre eksisterende eller oprette formularer og arbejdsgange i én fleksibel løsning.

Book en demo

Udfør hændelsesrapportering og SJA hvor som helst, QIS er tilgængelig på mobile enheder

Opret nye formularer og flows, eller modificer standardformularer og flows.

Rediger eksisterende eller opret formularer og Work Flows 

Fuld sporbarhed

Fuld sporbarhed på ændringer / indtastninger i skemaerne – hvem har gjort hvad og hvornår?

Dashboards

Nemt at få overblik ved hjælp af brugerspecifikke dashboard med listerapporter og grafiske KPI'er.

Integration med Handlingsplaner og Risiko

Modulet er integreret med Handlingsplan- og Risikostyringsmodulet

Integration med andre IT-systemer

Mulighed for at integrere, importere og eksportere data med andre IT-systemer: ordrer, produkter mv.

Rapportér og få statusoverblik fra mobilenhed.  Inkluderer offline rapporteringsfunktion.

SoluDyne Quality Improvement System Funktionalitet

SoluDyne-kvalitetsforbedringssystem er en software-løsning, der hjælper organisationer med at forbedre deres ydeevne og effektivitet. Det gør det muligt for brugerne at identificere, analysere og løse problemer ved hjælp af datadrevne metoder og værktøjer. SoluDyne kvalitetsforbedringssystem understreger, at tilgangen til at arbejde med kvalitet, miljø og arbejdsmiljø skal være forebyggende snarere end korrigerende, da den understøtter løbende forbedringer og innovation ved at lette samarbejde og kommunikation mellem interessenter i overensstemmelse med ISO 9001 og ISO 10010:2022.
 

Systemet er designet til at håndtere alle former for rapportering: HSE-afvigelser, IT-afvigelser, sikkerhedsafvigelser, kvalitetsafvigelser, andre afvigelser, observationer eller forbedringer. Eksempler er forbedringsforslag, hændelser, ulykker, observationer, afvigelser, kundekrav, ansøgninger om dispensationer, audit & audit-resultater, SJA - Statistisk begrundelse for accept, sikkerhedsinspektion og andre typer HSE-hændelser og kvalitetsobservationer.

Hvad er kvalitetsforbedring i SoluDyne?

SoluDyne QIS er Hændelsesrapporterings modulet i SoluDyne. Modulet gør det muligt for organisationer at styre kvalitetsforbedringer, at definere, spore og analysere KPI'er sammen med implementering af bedste praksis.

QIS-systemet indeholder værktøjer til rapportering, sagsbehandling, analyse med ROS og Root Cause-analyse, implementering af korrigerende og forebyggende tiltag og verifikation.  Det inkluderer værktøjer til samarbejde, rapportering og revision for at sikre overholdelse af industristandarder.

Forløbende forbedringsproces

Kvalitetsforbedring er processen med at identificere og implementere ændringer, der forbedrer ydeevnen og resultaterne af en organisation eller et system. Kvalitetsforbedringer kan anvendes på ethvert aspekt af en organisation, såsom produkter, tjenester, processer, kultur eller kundetilfredshed. Kvalitetsforbedringsmetoder omfatter dataindsamling og analyse, problemløsning, benchmarking, test og evaluering. Kvalitetsforbedring har til formål at opnå ekspertise og løbende forbedringer på alle områder af en organisation.

Kvalitetsforbedring i overensstemmelse med ISO

En af de mest anerkendte og anvendte standarder for kvalitetsledelsessystemer er International Organization for Standardization (ISO). ISO er et netværk af nationale standardiseringsorganer, der udvikler og udgiver internationale standarder for forskellige områder og brancher. ISO-standarder dækker emner som kvalitetsledelse, miljøledelse, informationssikkerhed, socialt ansvar med mere. ISO-standarder er frivillige, men de kan hjælpe organisationer med at vise deres forpligtelse til kvalitet og opnå en konkurrencefordel på det globale marked.

Kvalitetsledelsessystemer og ISO kan ses som komplementære snarere end modstridende. Organisationer kan bruge kvalitetsledelsessystemer til at implementere og forbedre deres kvalitetssystemer i henhold til ISO-standarder. Alternativt kan organisationer bruge ISO-standarder som reference eller benchmark til udvikling og evaluering af deres eget kvalitetsledelsessystem. Uanset hvad, kan QMS og ISO hjælpe organisationer med at opnå højere niveauer af kvalitet og ydeevne

Mange metoder er kompatible med eller afledt af ISO-standarder. For eksempel er Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyklussen, som er et almindeligt QMS-værktøj til løbende forbedringer, kerneprincippet i ISO 9001.
Tilsvarende er Six Sigma-metoden, som er en QMS-tilgang til at reducere defekter og variation i processer, i overensstemmelse med ISO 13053, standarden for kvantitative metoder til procesforbedring.

DASHBOARDS, DER VISER STATISTIK OG TENDENSER, OVERHOLDER ISO 10010:2022

Dashboard-funktionaliteten understøtter retningslinjer og værktøjer til indsamling, analyse og præsentation af statistiske data relateret til kvalitetsydelse og kundetilfredshed i henhold til ISO 10010:2022 retningslinjer.

Funktionaliteten giver nem adgang til at se status for rapportering via brugerspecifikke dashboards med lister og grafiske KPI'er. Statusrapporterne og KPI'erne har fremragende overblik over rapporter, årsager og tendenser, der giver grundlag for at reducere omkostninger og forbedre effektiviteten.
 
Derudover hjælper det med at identificere og adressere grundlæggende årsager til kvalitetsproblemer, minimere variation og spild og understøtter ISO 10010:2022-overholdelse, kvalitets-benchmarking og overholdelse af gældende regler, hvilket viser overholdelse af bedste praksis, branchestandarder og kundernes forventninger.

RAPPORTERING I SOLUDYNE

Systemet er forsynet med en række foruddefinerede rapporter/formularer til indberetning.
I denne fleksible løsning er det muligt at oprette nye eller justere eksisterende: rapporteringstyper, kategorier, formularer og arbejdsgange til behandling af rapporterne. 

SoluDyne-systemet giver mulighed for at rapportere og få statusoverblik via en internetbrowser eller via en indbygget app, der kører på en håndholdt enhed. 
Begge sikrer en brugervenlig rapportering og giver funktionalitet til at uploade klare og faktuelle beviser til støtte for en rapport - såsom dokumenter, skærmbilleder, optagelser og billeder/videoer. Dette forbedrer samarbejdet mellem medarbejderen og organisationen og giver virksomheden energi til at tage initiativ til at rapportere fra der, hvor arbejdet udføres, da et højere fokus kan være på systematisk kvalitetsforbedring til gavn for både medarbejdere og virksomhed.

Slutbrugeren kan underskrive rapporten med sit fulde navn, eller rapportere anonymt afhængigt af systemets opsætning.

Følgende rapporter er standard i systemet:

FORBEDRINGSFORSLAG

Et forbedringsforslag er et dokument, der skitserer en plan for at forbedre et eksisterende produkt, service, proces eller system. Den omfatter en kortfattet beskrivelse af kløften mellem den nuværende og den ønskede tilstand af en proces eller et resultat, en cost-benefit-analyse og en tidslinje for implementering. Forbedringsforslag bruges inden for erhvervslivet, teknik, uddannelse og andre områder til at kommunikere ideer og indhente feedback fra interessenter.

SoluDyne-værktøjet hjælper med at fremme en kultur af forbedringer,

i overenstemmelse med ISO 9001 og ISO 10010:2022:

Systemet hjælper med løbende forbedringer, da det tilskynder medarbejderne til at rapportere deres forslag til forbedring af kvaliteten, effektiviteten eller sikkerheden af deres arbejdsprocesser. Systemet giver en klar og enkel kanal for medarbejdere til at indsende deres forslag og kan hjælpe med implementering, verifikation og overvågning af resultaterne af de implementerede forslag.

Systemet understøtter organisationen i at implementere et system for at kunne være i overenstemmelse med ISO 9001 og ISO 10010:

  1. Kommuniker fordelene ved forbedringsforslag for organisationen og for medarbejderne - såsom øget produktivitet, reducerede omkostninger, forbedret kundetilfredshed og øget medarbejderengagement.

  2. Anerkend og sætter pris på hvert forslag, der modtages, og giv konstruktiv feedback om dets gennemførlighed, virkning og implementeringsplan.

  3. Anerkend og beløn de medarbejdere, der indsender værdifulde forslag - såsom gennem offentlig anerkendelse, økonomiske incitamenter eller karriereudviklingsmuligheder.

  4. Del resultaterne og erfaringerne med medarbejderne og andre interessenter

 

Disse principper er også grundlaget for ISO 10010:2022, som giver vejledning om evaluering, udvikling og forbedring af organisatorisk kvalitetskultur for at hjælpe en organisation med at opnå vedvarende succes. Denne standard er baseret på kvalitetsledelsesprincipperne - såsom kundefokus, ledelse, engagement af mennesker, procestilgang, forbedring, evidensbaseret beslutningstagning og relationsledelse.

AFVIGELSESRAPPORTERING

En afvigelsesrapport registrerer enhver afvigelse eller variation fra de godkendte specifikationer, standarder eller procedurer for et projekt eller en proces.  Rapportering af afvigelser kan hjælpe med at forhindre yderligere hændelser, beskytte alle medarbejdere og fremme et sikkert og respektfuldt arbejdsmiljø. De forskellige typer af afvigelsesrapporter afhænger af sammenhængen og formålet med rapporten, se eksempler fra ISO nedenfor.

Afvigelsesrapportering i henhold til ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 og ISO 45001.  Disse eksempler på ISO-standarder dækker forskellige aspekter af kvalitetsledelse, miljøledelse, informationssikkerhed og arbejdsmiljøledelse.

  1. Audit-observationer:
    Audit-observationer er resultaterne af en audit-proces, der evaluerer overholdelse, ydeevne eller kvalitet af en organisation, et system eller en proces. Audit-observationer kan identificere styrker, svagheder, muligheder eller risici, der skal adresseres eller forbedres. Audit-observationer kan også give anbefalinger eller korrigerende handlinger til at løse eventuelle problemstillinger eller problemer fundet under auditten.  Læs mere for at lære om audit-værktøjet.

  2. Ændringsstyrings-afvigelser::
    Ændringer af processer, procedurer eller produktdesign uden korrekt evaluering og autorisation kan føre til afvigelser fra etablerede kvalitetspraksis.

  3. Reklamationer:
    Reklamationer fra kunder over produktfejl, leveringsforsinkelser eller serviceproblemer er afvigelser, der kræver undersøgelse og løsning for at sikre kundetilfredshed. Rapporterne hjælper med at identificere de grundlæggende årsager til manglende kundetilfredshed, måle virkningen af kundereklamationer vedrørende virksomhedens præstationer og implementere korrigerende handlinger for at forbedre kundetilfredshed og loyalitet.

  4. Dokumentationsfejl:
    Uoverensstemmelser i dokumentationen, herunder ukorrekte specifikationer, ufuldstændige registreringer eller forældede procedurer, kan føre til afvigelser fra ISO 9001-kravene.

  5. Intern afvigelse
    Manglende overensstemmelse henviser til tilfælde, hvor produkter, processer eller systemer ikke opfylder specificerede krav. Dette kan omfatte afvigelser fra kvalitetsstandarder, kundeforventninger, overholdelse af lovgivning eller interne procedurer. Denne type rapport bruges til at dokumentere eventuelle defekter, fejl eller kvalitetsfejl ved et produkt, en ydelse eller en proces. Rapporten bør indeholde årsagsanalysen, korrigerende handlinger og forebyggende handlinger for at afhjælpe afvigelsen.

  6. Out-of-Specification (OOS) resultater:
    Afvigelser i testresultater, målinger eller analyser, der falder uden for specificerede grænser, kan føre til undersøgelser og korrigerende handlinger for at opretholde kvalitetsstandarder.

  7. Defekt ved produkt eller ydelse:
    Defekter ved produkter eller ydelser kan skyldes fejl i design, fremstilling, montage eller andre processer. Disse afvigelser fra forventede kvalitetsstandarder skal identificeres, undersøges og korrigeres.

  8. Procesafvigelser:
    Afvigelser i processer, såsom variationer i procesparametre, udstyrsfejl eller procedurefejl, kan føre til afvigelser og påvirke produktkvaliteten.

  9. Leverandørafvigelse:
    Når materialer eller komponenter modtaget fra leverandører ikke opfylder kvalitetsstandarder, kan det resultere i afvigelser, der skal løses gennem korrigerende handlinger.

ISO 9001 - Quality

  1. Sikkerhedshændelser:
    Afvigelser, der resulterer i brud på informationssikkerheden, uautoriseret adgang, cyberangreb eller datalæk.

  2. Uautoriseret adgang:
    Tilfælde af uautoriseret adgang til systemer, data eller faciliteter, der indikerer sikkerhedsafvigelser.

  3. Afvigelser i datahåndteringen:
    Afvigelser fra datahåndterings- og beskyttelsesprocedurer, der fører til informationssikkerhedsrisici.

ISO 27001 - Informationssikkerhed

  1. Arbejdsmiljø-ulykker, -hændelser og nærved-uheld:
    Afvigelser, der fører til arbejdsskader, sygdomme, nærved-ulykker  eller dødsulykker, hvilket indikerer manglende opretholdelse af korrekte sikkerhedsprotokoller.

  2. Usikre arbejdsforhold:
    Afvigelser i arbejdsforhold, hvilket skaber sikkerhedsrisici, såsom dårlig rengøring eller defekt sikkerhedsudstyr.

  3. Manglende overholdelse af sundheds- og sikkerhedsbestemmelser:
    Afvigelser fra sundheds- og sikkerhedsbestemmelser, der indikerer manglende overholdelse og potentielle risici for arbejdernes sikkerhed.

  4. Personligt beskyttelsesudstyr (PPE) afvigelser:
    Tilfælde, hvor der opstår afvigelser i brugen eller tilvejebringelsen af påkrævet personligt beskyttelsesudstyr.

  5. Sundheds- og sikkerhedsuddannelsesafvigelser:
    Afvigelser relateret til udbud af arbejdsmiljø-uddannelse, såsom utilstrækkelig træning eller manglende opfyldelse af uddannelseskrav.

ISO 45001 - Arbejdsmiljø

Bemærk venligst, at selvom dette er de typer af afvigelser, der er relevante for hver standard, kan de specifikke krav og forventninger til håndtering af afvigelser variere baseret på organisationens art, dens aktiviteter og dens branche.

Organisationer, der implementerer flere standarder, kan finde områder med overlapning, hvor afvigelser kan have indflydelse på tværs af kvalitets-, miljø-, informationssikkerheds- og arbejdsmiljø-aspekter af deres drift.

SoluDyne Workflow er en funktionalitet, der hjælper organisationer med at styre deres forretningsprocesser og arbejdsgange. Det giver brugerne mulighed for at designe, skabe, ændre, udføre, overvåge og optimere arbejdsgange på tværs af forskellige afdelinger og systemer. SoluDyne Workflow giver også funktioner såsom automatisering, samarbejde, rapportering og analyser for at forbedre effektiviteten og produktiviteten.  

WORKFLOWS

Arbejdsgangene i SoluDyne er baseret på PDCA-cyklussen som et enkelt, men kraftfuldt værktøj til problemløsning, kvalitetsforbedring og kontinuerlig læring. Det kan anvendes på enhver proces eller ethvert produkt i enhver branche eller domæne.

Systemet understøtter forenklet sagsbehandling eller en fuld sagsbehandling, hvor trinene i arbejdsgangen er organiseret i forhold til PDCA-cyklussen.

PDCA er et akronym for Plan-Do-Check-Act, som er en fire-trins metode til løbende forbedring af processer og produkter. Det er også kendt som Deming-Shewhart-cyklussen, som er en kombination af de to navne for at anerkende bidragene fra både Shewhart og Deming, som populariserede metoden i Japan efter Anden Verdenskrig..


PDCA-cyklussen består af følgende trin:
 

  • Plan: Etabler mål og processer, der er nødvendige for at levere de ønskede resultater.

  • Gør: Udfør målene fra det foregående trin.

  • Kontrollere: Evaluer de data og resultater, der er indsamlet fra gøre-fasen, og sammenlign dem med de forventede resultater.

  • Handling: Forbedre processen ved at identificere og eliminere de grundlæggende årsager til problemer, ineffektivitet eller afvigelser.
     

Systemet leveres med forskellige typer af foruddefinerede workflows, som let kan tilpasses til individuelle kundebehov.

Let at oprette en rapport og starte en workflow
Enhver ny rapport kan nemt oprettes fra systemets startside eller fra enhver enhed som f.eks. en tablet eller mobilapp.

Sådan sættes kritikalitet på en rapport 
Indberetteren kan hæve kritikaliteten af hændelsen/observationen, når han rapporterer, og anmode om, at der skal udføres øjeblikkeligt tilsyn og sikre øjeblikkelig handling fra den / de ansvarlig(e) person(er).

Understøttelse af forenklet sagsbehandling eller en fuld sagsbehandling

Eksempel på standardtrin, som systemet giver til en workflow, se nedenfor:

Sagsbehandleren kan indstille klassifikationsstatus, prioritet og beslutte, om yderligere handling er påkrævet eller ej. Hvis ja, kan sagsbehandleren vælge den ansvarlige analytiker til at behandle sagen videre.

Alarmflag kan indstilles på forhånd for at underrette ansvarlig(e), hvis samme type hændelse forekommer for ofte.

KLASSIFIKATION

  • Risikovurdering: Systemet gør det muligt at udføre risikovurdering af en hændelse/QIR baseret på oprettede risikomatricer med sandsynligheder, konsekvenser og risikoniveau. Risikovurdering og kvalitetsforbedringssystemer er essentielle værktøjer for enhver organisation, der ønsker at nå sine mål og målsætninger. Risikovurdering er processen med at identificere, analysere og evaluere de potentielle farer og usikkerheder, der kan påvirke ydeevnen, kvaliteten eller sikkerheden af et produkt, en tjeneste eller en proces. Ved at implementere risikovurderings- og kvalitetsforbedringssystemer kan en organisation reducere sandsynligheden for og påvirkningen af negative resultater, øge værdien og fordelene ved positive resultater og løbende overvåge og forbedre dens præstation og kvalitetsstandarder.

  • Analyse: Analytikeren kan gennemgå / undersøge/fejlfinde den anmodning / observation, der er rapporteret af indberetteren og dokumentere højdepunkter / information på øverste niveau af den analyse, der er blevet udført. Log-funktionaliteten sikrer dokumentation, mens der analyseres, og ikke kun når analysen er afsluttet.

  • Handlingsplan: Analytikeren kan oprette forebyggende og korrigerende handlinger direkte på sagen eller slå op, om der er eksisterende handlinger, som dækker sagen. Alle handlinger kan gennemgås/godkendes af sagsbehandleren på forhånd, hvis nødvendig implementering skal udføres.

  • Rodårsag:  Analytikeren kan dokumentere rodårsagen i en separat kommentar eller vælge en værdi fra den foruddefinerede rodårsagsliste. Rodårsagen er den underliggende faktor eller tilstand, der fører til et problem eller et uønsket resultat. Identificering og afhjælpning af rodårsagen kan hjælpe med at forhindre, at problemet opstår igen eller eskalerer. En almindelig metode til at finde rodårsagen er at bruge "5xHvorfor"-teknikken, som involverer at spørge "hvorfor" gentagne gange, indtil rodårsagen er afsløret.

  • 8D: En 8D-rapport er et dokument, der opsummerer resultaterne af en analyse af et problem eller problemstilling, de grundlæggende årsager, de handlinger, der er truffet for at løse det, og erfaringerne heraf. Det bruges ofte i projektledelse, kvalitetsforbedring og risikostyring. A8 står for de otte trin i processen: Anerkend, Analyser, Tildel, Handl, Udfør Audit, Juster, Anerkend igen og Dokumenter. D'et står for det sidste trin med at dokumentere rapporten og dele den med relevante interessenter.

  • Arbejdsulykkesrapport: Denne analyse går ud over den umiddelbare årsag og har til formål at identificere underliggende systemiske problemstillinger, menneskelige faktorer, udstyrsfejl, proceduremæssige mangler eller andre faktorer, der spillede en rolle i afvigelsen. En ulykkesrapport dokumenterer ikke kun, hvad der gik galt, men fokuserer også på erfaringerne fra hændelsen. Disse erfaringer kan give information om ændringer i processer, procedurer, træningsprogrammer, udstyrsvedligeholdelse og overordnet sikkerhedskultur for at forhindre lignende hændelser i at ske i fremtiden.

  • Lessons Learned: System-understøttelse til analytikeren med at registrere erfaringer ved hjælp af tekst, billeder og video. Systemet giver et overblik over Lessons Learned til slutbrugerne på en Lessons Learned-oversigtsside.

  • SCAT: En SCAT-rapport er et dokument, der opsummerer resultaterne af en systematisk, omfattende og præcis vurdering af en situation eller et problem. En SCAT-rapport indeholder typisk følgende afsnit: Situation, Årsager, Handlinger og Mål (= Situation, Causes, Actions & Targets). Formålet med en SCAT-rapport er at give et klart og kortfattet overblik over den aktuelle tilstand, rodårsagerne, de foreslåede løsninger og de forventede resultater.

ANALYSE

Systemet understøtter verifikation og implementering, som er væsentlige trin for at sikre målbare resultater. 
 <

Implementering af korrigerende eller forebyggende handlinger for at imødegå afvigelserne og forhindre dem i at gentage sig, er påkrævet for at sikre løbende forbedringer. Verifikation er nødvendig for at kontrollere og bekræfte, at de foranstaltninger, der er truffet, har haft den tilsigtede effekt. Godkenderen / Verifikationsansvarlig / QC kan verificere alle sager efter implementering er udført i henhold til PDCA-cyklussen.

IMPLEMENTERING OG VERIFIKATION

SoluDyne Business Management Software er i overensstemmelse med ISO 9001 og dets krav til et kvalitetsledelsessystem og ISO 9001, ISO 10010, ISO 14001 og 45001 og QHSE Management.

Kontinuerlig kvalitetsforbedring og Hændelsesrapportering i SoluDyne

  1. Miljøhændelser:
    Afvigelser, der fører til hændelser som spild, lækager, emissioner eller forkert bortskaffelse af affald, der skader miljøet.

  2. Manglende overholdelse af miljøbestemmelser:
    Afvigelser fra miljølove, regulativer, tilladelser eller standarder, der fører til manglende overholdelse.

  3. Afvigelser i energi- og ressourceforbrug:
    Udsving i energi-, vand- eller ressourceforbrug, der afviger fra miljømål.

  4. Afvigelser i miljøforhold:
    Afvigelser relateret til identifikation, vurdering og styring af miljøforhold, som er elementer i en organisations aktiviteter, produkter eller tjenester, der interagerer med miljøet.

ISO 14001 - Miljø