Arbejdsproces vs. procedure: En bedre måde at styre arbejdet på

Arbejdsproces vs procedure handler om mere end to forskellige formater. At forstå forskellen gør det lettere at udføre arbejdet mere tydeligt, sikkert og kontrolleret.

Arbejdsproces vs. procedure: Hvad er forskellen?

Mange organisationer styrer vigtigt arbejde gennem lange, skriftlige procedurer. Disse dokumenter indeholder ofte alt på ét sted: ansvar, krav, kompetenceforventninger, instruktioner, referencer og bedste praksis.

Med tiden bliver de ofte detaljerede, svære at navigere i og vanskelige at holde opdaterede. Medarbejdere kan have svært ved at finde ud af, hvad der gælder for dem, mens ansvar og krav kan overlappe på tværs af flere dokumenter.

APOS Processledelse anvender en anden tilgang.

I stedet for at præsentere al styrende information i én lang procedure opdeler APOS Process Management arbejdet i tydelige aktiviteter i en visuel arbejdsproces. Hver aktivitet er knyttet til den rolle, der er ansvarlig for at udføre den, sammen med relevante krav, bedste praksis, kompetence og understøttende information.

Resultatet er en mere praktisk og anvendelig måde at styre arbejdet på.

Hvad er en arbejdsproces?

En arbejdsproces viser, hvordan arbejde udføres fra start til slut. Den opdeler en kompleks procedure i mindre, logiske trin og gør arbejdsforløbet synligt.

En arbejdsproces i APOS Process Management omfatter:

• Aktiviteter - hvad der skal gøres og i hvilken rækkefølge

• Roller - hvem der udfører eller er ansvarlig for hver aktivitet

• Krav - hvad der skal følges

• Bedste praksis - den aftalte bedste måde at udføre arbejdet på

• Kompetence - den nødvendige viden og de nødvendige færdigheder

• Understøttende information - tilgængelig via links, tekst og popup-vinduer, hvor det er relevant

I stedet for at læse en hel procedure for at finde ét svar kan den, der udfører arbejdet, følge forløbet og få adgang til den nødvendige information på det rigtige tidspunkt.

Hvorfor erstatte en skriftlig procedure med en arbejdsproces?

En traditionel procedure blander ofte flere styrende elementer i det samme dokument. Den kan beskrive arbejdets rækkefølge, knytte ansvar til stillingsbetegnelser, indeholde detaljerede krav og henvise til andre dokumenter.

Det kan skabe flere udfordringer:

• Det er svært for medarbejdere at finde egne aktiviteter og gældende krav

• Ansvar og krav kan overlappe mellem procedurer

• Dokumenter bliver længere og mere komplekse, når erfaringer, hændelser og ændringer tilføjes

• Ændringer i organisationen kan kræve, at flere procedurer revideres

• Vigtig information kan blive overset eller misforstået

Med en arbejdsproces bliver de styrende elementer adskilt og knyttet til den aktivitet, de hører til. Ansvar visualiseres gennem roller, krav knyttes til det relevante trin, og detaljeret information er tilgængelig uden at skjule det overordnede forløb.

Hvor bør I starte?

Det langsigtede mål kan være at etablere arbejdsprocesser på tværs af alle vigtige områder i virksomheden. Det tager dog tid at udvikle og modne arbejdsprocesser. Start der, hvor gevinsten er størst.

Efter vores erfaring er gode startområder processer med:

• Potentiel risiko for mennesker, herunder alvorlig personskade eller tab af liv

• Store økonomiske, driftsmæssige eller omdømmemæssige konsekvenser

• Hyppige afvigelser, hændelser, fejl eller tilbagevendende fund

• Høje regulatoriske, juridiske eller eksterne krav

• Uklare ansvarsforhold, overleveringer eller forskellig udførelse

Det er ofte de områder, hvor medarbejderne har størst behov for at vide, hvad de skal gøre, hvem der er ansvarlig, hvilke krav der gælder, og hvad der er bedste praksis. Ved at forbedre disse processer først skaber I hurtigt værdi og et godt grundlag for videre udvikling.

Hvad med dokumenthåndtering?

At erstatte skriftlige procedurer som den primære måde at styre arbejdet på betyder ikke, at dokumenter forsvinder.

Dokumenter spiller fortsat en vigtig rolle for information, der ikke egner sig bedst i et procesforløb - såsom politikker, tekniske specifikationer, tegninger, manualer, registre, formularer og eksterne referencer.

SoluDynes modul til Dokumentstyring hjælper organisationer med at styre, publicere, finde og vedligeholde denne information.

Modulerne fungerer sammen, men har forskellige formål: Procesledelse giver den visuelle struktur for, hvordan arbejdet udføres, mens Dokumentstyring styrer de dokumenter og den information, der understøtter virksomheden.

Sæt den, der udfører arbejdet, i centrum

APOS Procesledelse sætter den, der udfører arbejdet, i centrum. Brugere er knyttet til roller, og roller er knyttet til relevante arbejdsprocesser. Det hjælper medarbejderne med at se de aktiviteter, krav og den bedste praksis, der gælder for deres ansvar.

En arbejdsproces er derfor mere end et diagram. Den er en praktisk og visuel erstatning for en skriftlig procedure - og gør bedste praksis lettere at forstå, følge, kontrollere og løbende forbedre.