Arbetsprocess vs procedur: Ett bättre sätt att styra arbetet
Uppdaterat: för 2 dagar sedan
Arbetsprocess vs procedur handlar om mer än två olika format. Att förstå skillnaden gör det lättare att utföra arbetet tydligare, säkrare och med bättre kontroll.
Arbetsprocess vs procedur: Vad är skillnaden?
Många organisationer styr viktigt arbete genom långa, skriftliga procedurer. Dessa dokument innehåller ofta allt på ett ställe: ansvar, krav, kompetensförväntningar, instruktioner, referenser och bästa praxis.
Med tiden blir de ofta detaljerade, svåra att navigera i och krävande att hålla uppdaterade. Medarbetare kan ha svårt att hitta vad som gäller för dem, samtidigt som ansvar och krav kan överlappa mellan flera dokument.
SoluDyne APOS Processledningssystem använder ett annat arbetssätt.
I stället för att presentera all styrande information i en lång procedur delar APOS Processledningssystem upp arbetet i tydliga aktiviteter i en visuell arbetsprocess. Varje aktivitet kopplas till den roll som ansvarar för att utföra den, tillsammans med relevanta krav, bästa praxis, kompetens och stödjande information.
Resultatet är ett mer praktiskt och användbart sätt att styra arbetet.
Vad är en arbetsprocess?
En arbetsprocess visar hur arbetet utförs från början till slut. Den delar upp en komplex procedur i mindre, logiska steg och gör arbetsflödet synligt.
En arbetsprocess i APOS Processledningssystem omfattar:
Aktiviteter - vad som ska göras och i vilken ordning
Roller - vem som utför eller ansvarar för varje aktivitet
Krav - vad som måste följas
Bästa praxis - det överenskomna bästa sättet att utföra arbetet
Kompetens - nödvändig kunskap och nödvändiga färdigheter
Stödjande information - tillgänglig via länkar, text och popup-fönster där det är relevant
I stället för att läsa en hel procedur för att hitta ett svar kan den som utför arbetet följa flödet och få tillgång till den information som behövs vid rätt tidpunkt.
Varför ersätta en skriftlig procedur med en arbetsprocess?
En traditionell procedur blandar ofta flera styrande delar i samma dokument. Den kan beskriva arbetsordningen, koppla ansvar till befattningstitlar, innehålla detaljerade krav och hänvisa till andra dokument.
Det kan skapa flera utmaningar:
Det är svårt för medarbetare att hitta egna aktiviteter och tillämpliga krav
Ansvar och krav kan överlappa mellan procedurer
Dokument blir längre och mer komplexa när erfarenheter, händelser och ändringar läggs till
Förändringar i organisationen kan kräva att flera procedurer revideras
Viktig information kan förbises eller missförstås
Med en arbetsprocess separeras de styrande delarna och kopplas till den aktivitet de hör till. Ansvar synliggörs genom roller, krav kopplas till rätt steg och detaljerad information blir tillgänglig utan att dölja det övergripande flödet.
Var bör ni börja?
Det långsiktiga målet kan vara att etablera arbetsprocesser inom alla viktiga områden i verksamheten. Att skapa och utveckla arbetsprocesser tar dock tid. Börja där nyttan är störst.
Enligt vår erfarenhet är bra startområden processer med:
Potentiell risk för människor, inklusive allvarliga personskador eller dödsfall
Stora ekonomiska, operativa eller anseendemässiga konsekvenser
Frekventa avvikelser, händelser, fel eller återkommande brister
Höga regulatoriska, juridiska eller externa krav
Otydliga ansvarsområden, överlämningar eller inkonsekvent utförande
Det är ofta de områden där medarbetarna har störst behov av att veta vad de ska göra, vem som är ansvarig, vilka krav som gäller och vad som är bästa praxis. Genom att förbättra dessa processer först skapar ni snabbt värde och en stark grund för fortsatt utveckling.
Vad händer med dokumenthantering?
Att ersätta skriftliga procedurer som det huvudsakliga sättet att styra arbetet betyder inte att dokument försvinner.
Dokument har fortfarande en viktig roll för information som inte lämpar sig bäst i ett processflöde - exempelvis policyer, tekniska specifikationer, ritningar, manualer, register, formulär och externa referenser. SoluDynes Dokumenthanteringsprogramvara hjälper organisationer att styra, publicera, hitta och underhålla denna information.
Modulerna samverkar, men har olika syften: APOS Processledningssystem ger den visuella strukturen för hur arbetet utförs, medan Dokumenthanteringsprogramvara styr dokumenten och informationen som stödjer verksamheten.
Sätt den som utför arbetet i centrum
APOS Processledningssystem sätter den som utför arbetet i centrum. Användare kopplas till roller och roller kopplas till relevanta arbetsprocesser. Det hjälper medarbetare att se de aktiviteter, krav och den bästa praxis som gäller för deras ansvar.
En arbetsprocess är därför mer än ett diagram. Den är en praktisk och visuell ersättning för en skriftlig procedur - och gör bästa praxis lättare att förstå, följa, kontrollera och kontinuerligt förbättra.
