Arbeitsprozess vs Verfahren: Arbeit besser steuern
Aktualisiert: vor 3 Tagen
Arbeitsprozess vs Verfahren beschreibt mehr als zwei unterschiedliche Formate. Wer den Unterschied versteht, kann Arbeit klarer, sicherer und kontrollierter ausführen.
Arbeitsprozess vs Verfahren: Was ist der Unterschied?
Viele Organisationen steuern wichtige Tätigkeiten mithilfe umfangreicher schriftlicher Verfahrensanweisungen. Diese Dokumente enthalten häufig alles an einem Ort: Verantwortlichkeiten, Anforderungen, Kompetenzanforderungen, Anweisungen, Verweise und Best Practices.
Mit der Zeit werden sie oft detailliert, schwer zu navigieren und aufwendig aktuell zu halten. Mitarbeitende haben möglicherweise Schwierigkeiten, die für sie geltenden Informationen zu finden. Gleichzeitig können sich Verantwortlichkeiten und Anforderungen über mehrere Dokumente hinweg überschneiden.
SoluDyne APOS | Prozessmanagement Software verfolgt einen anderen Ansatz.
Statt alle steuernden Informationen in einer langen Verfahrensanweisung darzustellen, unterteilt SoluDyne APOS die Arbeit in klare Aktivitäten innerhalb eines visuellen Arbeitsprozesses. Jede Aktivität ist mit der Rolle verbunden, die für ihre Ausführung verantwortlich ist, sowie mit den relevanten Anforderungen, Best Practices, Kompetenzen und weiterführenden Informationen.
Das Ergebnis ist eine praktischere und besser nutzbare Art, Arbeit zu steuern.
Was ist ein Arbeitsprozess?
Ein Arbeitsprozess zeigt, wie eine Tätigkeit vom Anfang bis zum Ende ausgeführt wird. Er gliedert ein komplexes Verfahren in kleinere, logische Schritte und macht den Ablauf der Arbeit sichtbar.
Ein Arbeitsprozess in SoluDyne APOS umfasst:
Aktivitäten - was zu tun ist und in welcher Reihenfolge
Rollen - wer eine Aktivität ausführt oder dafür verantwortlich ist
Anforderungen - was befolgt werden muss
Best Practices - die vereinbarte beste Art, die Arbeit auszuführen
Kompetenzen - die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten
Weiterführende Informationen - verfügbar über Links, Texte und Pop-up-Fenster, wenn sie relevant sind
Statt eine vollständige Verfahrensanweisung nach einer einzelnen Antwort zu durchsuchen, kann die ausführende Person dem Ablauf folgen und genau dann auf die benötigten Informationen zugreifen, wenn sie sie benötigt.
Warum eine schriftliche Verfahrensanweisung durch einen Arbeitsprozess ersetzen?
Eine herkömmliche Verfahrensanweisung vermischt häufig mehrere steuernde Elemente in einem Dokument. Sie kann den Arbeitsablauf beschreiben, Verantwortung Stellenbezeichnungen zuordnen, detaillierte Anforderungen enthalten und auf weitere Dokumente verweisen.
Dadurch können mehrere Herausforderungen entstehen:
Mitarbeitende finden ihre eigenen Aktivitäten und geltenden Anforderungen nur schwer
Verantwortlichkeiten und Anforderungen können sich zwischen Verfahren überschneiden
Dokumente werden länger und komplexer, wenn Erfahrungen, Vorfälle und Änderungen ergänzt werden
Änderungen in der Organisation können eine Überarbeitung mehrerer Verfahren erforderlich machen
Wichtige Informationen können übersehen oder missverstanden werden
In einem Arbeitsprozess werden die steuernden Elemente getrennt und mit der Aktivität verbunden, zu der sie gehören. Verantwortlichkeiten werden durch Rollen visualisiert, Anforderungen dem relevanten Schritt zugeordnet und detaillierte Informationen verfügbar gemacht, ohne den Gesamtüberblick über den Ablauf zu verdecken.
Wo sollten Sie beginnen?
Das langfristige Ziel kann darin bestehen, Arbeitsprozesse für alle wichtigen Bereiche des Unternehmens zu etablieren. Die Erstellung und Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen benötigt jedoch Zeit. Beginnen Sie dort, wo der Nutzen am größten ist.
Nach unserer Erfahrung eignen sich besonders Bereiche mit:
Potenziellen Risiken für Menschen, einschließlich schwerer Verletzungen oder Todesfällen
Erheblichen finanziellen, betrieblichen oder reputationsbezogenen Folgen
Häufigen Abweichungen, Vorfällen, Fehlern oder wiederkehrenden Feststellungen
Hohen regulatorischen, gesetzlichen oder externen Anforderungen
Unklaren Verantwortlichkeiten, Übergaben oder uneinheitlicher Ausführung
In diesen Bereichen müssen Mitarbeitende besonders klar wissen, was sie tun sollen, wer verantwortlich ist, welche Anforderungen gelten und wie Best Practice aussieht. Wenn diese Prozesse zuerst verbessert werden, entsteht schnell sichtbarer Nutzen und eine solide Grundlage für die weitere Entwicklung.
Was ist mit Dokumentenmanagement?
Wenn schriftliche Verfahrensanweisungen als zentrale Methode zur Steuerung der Arbeit ersetzt werden, bedeutet das nicht, dass Dokumente verschwinden.
Dokumente bleiben wichtig für Informationen, die sich nicht sinnvoll in einem Prozessablauf darstellen lassen - beispielsweise Richtlinien, technische Spezifikationen, Zeichnungen, Handbücher, Aufzeichnungen, Formulare und externe Referenzen. Das Modul Dokumentenmanagement-Software von SoluDyne unterstützt Unternehmen dabei, diese Informationen zu steuern, zu veröffentlichen, zu finden und aktuell zu halten.
Die Module arbeiten zusammen, haben aber unterschiedliche Aufgaben: Prozessmanagement stellt die visuelle Struktur für die Ausführung der Arbeit bereit, während Dokumentenmanagement die Dokumente und Informationen steuert, die das Unternehmen unterstützen.
Die ausführende Person in den Mittelpunkt stellen
SoluDyne APOS stellt die ausführende Person in den Mittelpunkt. Nutzende sind mit Rollen verbunden, und Rollen sind mit den relevanten Arbeitsprozessen verknüpft. Dadurch erkennen Mitarbeitende die Aktivitäten, Anforderungen und Best Practices, die für ihre Verantwortlichkeiten gelten.
Ein Arbeitsprozess ist daher mehr als ein Diagramm. Er ist ein praktischer, visueller Ersatz für eine schriftliche Verfahrensanweisung - und macht Best Practices leichter verständlich, einfacher umsetzbar, besser kontrollierbar und kontinuierlich verbesserbar.
