Proceso de trabajo vs procedimiento: una mejor forma de gestionar el trabajo
Actualizado: hace 3 días
Proceso de trabajo vs procedimiento no se refiere solo a dos formatos distintos. Comprender la diferencia ayuda a realizar el trabajo de forma más clara, segura y controlada.
Proceso de trabajo vs procedimiento: ¿cuál es la diferencia?
Muchas organizaciones gestionan actividades importantes mediante procedimientos escritos extensos. Estos documentos suelen reunir todo en un mismo lugar: responsabilidades, requisitos, expectativas de competencia, instrucciones, referencias y mejores prácticas.
Con el tiempo, pueden volverse detallados, difíciles de consultar y complejos de mantener actualizados. A los empleados les puede resultar difícil encontrar la información que les corresponde, mientras que las responsabilidades y los requisitos pueden solaparse entre varios documentos.
SoluDyne APOS | Software de Gestión de Procesos utiliza un enfoque diferente.
En lugar de presentar toda la información de gestión en un único procedimiento extenso, SoluDyne APOS divide el trabajo en actividades claras dentro de un proceso de trabajo visual. Cada actividad se vincula con el rol responsable de realizarla, junto con los requisitos aplicables, las mejores prácticas, las competencias y la información de apoyo.
El resultado es una forma más práctica y útil de gestionar el trabajo.
¿Qué es un proceso de trabajo?
Un proceso de trabajo muestra cómo se realiza el trabajo de principio a fin. Divide un procedimiento complejo en pasos más pequeños y lógicos, y hace visible el flujo de trabajo.
Un proceso de trabajo en SoluDyne APOS incluye:
Actividades: qué se debe hacer y en qué orden
Roles: quién realiza o es responsable de cada actividad
Requisitos: qué se debe cumplir
Mejores prácticas: la forma acordada y más adecuada de realizar el trabajo
Competencias: los conocimientos y habilidades necesarios
Información de apoyo: disponible mediante enlaces, texto y ventanas emergentes cuando sea necesario
En lugar de leer un procedimiento completo para encontrar una sola respuesta, la persona que realiza el trabajo puede seguir el flujo y acceder a la información necesaria en el momento adecuado.
¿Por qué sustituir un procedimiento escrito por un proceso de trabajo?
Un procedimiento tradicional suele mezclar varios elementos de gestión en un mismo documento. Puede describir la secuencia de trabajo, asignar responsabilidades a puestos de trabajo, incluir requisitos detallados y hacer referencia a otros documentos.
Esto puede generar varios desafíos:
Es difícil para los empleados encontrar sus propias actividades y los requisitos aplicables
Las responsabilidades y los requisitos pueden solaparse entre procedimientos
Los documentos se vuelven más extensos y complejos a medida que se incorporan experiencias, incidentes y cambios
Un cambio organizativo puede requerir la revisión de varios procedimientos
La información importante puede pasarse por alto o malinterpretarse
Con un proceso de trabajo, los elementos de gestión se separan y se vinculan con la actividad a la que pertenecen. Las responsabilidades se visualizan mediante roles, los requisitos se conectan con el paso correspondiente y la información detallada está disponible sin ocultar el flujo general.
¿Por dónde debería empezar?
El objetivo a largo plazo puede ser establecer procesos de trabajo en todas las áreas importantes de la empresa. Sin embargo, crear y madurar estos procesos lleva tiempo. Conviene empezar donde los beneficios serán mayores.
Según nuestra experiencia, los mejores puntos de partida son las áreas con:
Posible riesgo para las personas, incluidas lesiones graves o pérdida de vidas
Consecuencias financieras, operativas o reputacionales importantes
Desviaciones, incidentes, errores o hallazgos recurrentes frecuentes
Elevados requisitos regulatorios, legales o externos
Responsabilidades, transferencias o formas de ejecución poco claras
Estas suelen ser las áreas en las que los empleados más necesitan saber qué hacer, quién es responsable, qué requisitos se aplican y cuál es la mejor práctica. Mejorar primero estos procesos genera valor rápidamente y crea una base sólida para seguir desarrollándolos.
¿Y qué ocurre con la gestión documental?
Sustituir los procedimientos escritos como principal forma de gestionar el trabajo no significa que los documentos desaparezcan.
Los documentos siguen desempeñando un papel importante para la información que no se presenta mejor en un flujo de proceso, como políticas, especificaciones técnicas, planos, manuales, registros, formularios y referencias externas. El módulo Software de gestión documental de SoluDyne ayuda a las organizaciones a controlar, publicar, localizar y mantener esta información.
Los módulos trabajan juntos, pero tienen objetivos diferentes: SoluDyne APOS proporciona la estructura visual para realizar el trabajo, mientras que el Software de gestión documental controla los documentos y la información que respaldan la actividad de la empresa.
Poner en el centro a quien realiza el trabajo
SoluDyne APOS pone en el centro a la persona que realiza el trabajo. Los usuarios se vinculan con roles, y los roles se vinculan con los procesos de trabajo relevantes. Esto ayuda a los empleados a ver las actividades, los requisitos y las mejores prácticas que se aplican a sus responsabilidades.
Por ello, un proceso de trabajo es más que un diagrama. Es una sustitución práctica y visual de un procedimiento escrito, que facilita comprender, seguir, controlar y mejorar continuamente las mejores prácticas.
